Scrum en organisatieontwikkeling

Door Arjan Hamberg | Mens & Organisatie

Scrum en organisatieontwikkeling - organisatieverandering, agile samenwerken - Lumax Producties

Verandertrajecten zijn complexe projecten in organisaties: er gebeurt van alles en je kunt soms moeilijk voorspellen hoe het af zal lopen. Een duidelijk projectplan met ‘milestones’, takenlijst en Gantt-chart is vaker wel dan niet ingezet om een gevoel van voorspelbaarheid en houvast te geven. In dit artikel vraag ik me af of de combinatie van scrum en organisatieontwikkeling hiervoor een oplossing biedt.

 

In mijn adviespraktijk kom ik het vaak tegen: organisatieadviseurs die zich terugtrekken in hun kantoor en daar gaan ontwerpen en een rapport schrijven. Op die manier proberen ze – in de waan van de dag – complexe veranderprojecten tot een goed einde te brengen.

Vervolgens gaat er veel tijd zitten in het managen van het veranderproces en te weinig in de inhoud. Allerlei slimme ideeën en de wijsheid van de groep(en) worden niet benut. Hierdoor blijft het draagvlak vaak te beperkt en krijg je te maken met het ‘not-invented-here’ syndroom. Om het traject toch af te kunnen sluiten wordt het genie er achteraf halfbakken ingebracht. En vaak verandert er uiteindelijk (te) weinig.

Onzekerheid en houvast

De verandering vraagt om ruimte voor experimenten en heeft onzekerheid als kenmerk. De besluitvorming over en de sturing van de verandering gaan gepaard met notities en projectmethodieken en zetten de verandering vast in een zoektocht naar zekerheid en houvast.

Ik herken deze situatie en heb er ook aan meegewerkt. En ik heb gemerkt dat het hooguit schijnzekerheid biedt.

Daarom zoek ik naar andere manieren om verandering tot stand te brengen en laat me daarvoor ook graag inspireren door gebruiken uit andere beroepenvelden en branches, zoals ‘flipping the classroom’ in het onderwijs en ‘scrum’ in de ICT-sector.

Flipping the classroom

Tijdens mijn opdracht bij de Hogeschool Leiden kwam ik in aanraking met het fenomeen ‘flipping the classroom’. Ik schreef daarover eerder een blog met als titel Organisatie binnenste buiten – flip the boardroom.

Bij flipping the classroom vindt de instructie buiten de les plaats: leerlingen leren de theorie over bijvoorbeeld zwaartekracht of de vervoeging van Franse werkwoorden thuis als huiswerk. Tijdens de les werken docent en leerling samen aan opdrachten, de toepassing van de theorie of verwerking van de lesstof. Hierdoor leert iedereen van en met elkaar en staat niet alleen de feitelijke kennisoverdracht centraal maar ook het leerproces.

Flipping the boardroom

Dat wat docenten proberen door het klaslokaal binnenste buiten te keren, konden wij als adviseurs ook proberen:

  • Stop met uitleggen hoe de wereld in elkaar zit;
  • Deel je kennis en ervaring en trek daarmee de wereld in;
  • Werk samen met de opdrachtgever aan de oplossing van zijn probleem.

Bij flipping the boardroom ga je naar de klant toe, werk je vanuit zijn vraag en samen met hem aan de oplossing. Dat blijkt erg goed te werken: de klant (het lijnmanagement) is betrokken en mensen overzien het vraagstuk en de implementatie van de oplossing.

Scrum-methode

En toen ontdekte ik de ‘scrum-methode’ die in de ICT-sector wordt gebruikt onder andere voor de ontwikkeling van websites. Deze methode bevat veel waardevolle elementen voor veranderprojecten.

Maar eerst even wat meer over scrum.

Definitie scrum

De wikipedia beschrijft scrum als “een flexibele manier om (software)producten te maken.” De term ‘scrum’ is afkomstig uit de rugbysport en lijkt misschien wat te ruw voor organisatieontwikkeling. En toch zou scrum er bij kunnen passen: ook als organisatie werk je aan een bepaald doel, wil je de concurrentie voor blijven en moet je inspelen op veranderende omstandigheden.

Scrum doet dat door in korte sprints te werken en dan werkende producten op leveren, waarbij het eerste product vaak een prototype is. Afhankelijk van de uitkomsten tijdens de sprints wordt het product verder aangepast of uitgebreid. Ook komen ‘kinderziektes’ sneller naar voren, omdat er al met het product gewerkt wordt.

Scrum jargon

Scrum is een uitgebreide methode met een eigen jargon. Je kunt je laten opleiden tot scrum master om zelf projecten te kunnen begeleiden. Verder zijn er allerlei boeken over geschreven en staat YouTube vol met filmpjes over scrum. Dit filmpje heeft mij in het bijzonder geïnspireerd:

Anton Vanhoucke: Get Agile! Scrum, óók in Strategie en Design

Voor de combinatie van scrum en organisatieontwikkeling zijn de volgende begrippen volgens mij het belangrijkst:

  • Product owner: de producteigenaar, oftewel de opdrachtgever of klant. Het eindproduct is van hem en daarom bepaalt hij ook de prioriteiten;
  • User story: beschrijft kort wat een gebruiker wil met een product en is een informele manier om wensen en eisen op te stellen (meer over user stories in de wikipedia).

Scrum in de boardroom

Het verraste mij eigenlijk hoe naadloos flipping the boardroom en scrum bij elkaar passen. Scrum gaat uit van eenzelfde basisidee:

Samen met de klant (de product owner) en andere professionals werk je heel gericht aan de oplossing van een puzzel. Dat doe je in steeds een aantal korte sprints waarin multidisciplinair wordt samengewerkt.

De aanvulling op ‘flipping the boardroom’ is volgens mij dat je het verandertraject in kleine stukjes breekt vanuit zogenaamde user stories.

Scrummen doe je vaak wel weer in een kamer, in een scrum room: geen ivoren toren waar maar een paar mensen komen, maar een activerende ruimte waar de gedeelde informatie op grote vellen papier aan de muur hangt.

Wat kunnen we als organisatieadviseurs met scrum en organisatieontwikkeling?

De product owner van verandertrajecten

Bij verandertrajecten blijft de lijn altijd de product-owner; HR is dat nooit. Het is en blijft het vraagstuk van de lijn en wij bieden onze kennis en expertise aan om het op te lossen.

Volgens mij zijn er mogelijkheden om de rol van de lijn nog groter te maken. Nu ik ontdekt heb hoe er vanuit de scrum-methode naar de product owner gekeken wordt, lijkt het me nog belangrijker deze gedurende het hele verandertraject in een actieve modus te houden.

De user story van verandertrajecten

Zo’n user story is natuurlijk wel een fantastische aanvulling voor onze verandertrajecten. Wat is de vraag van de klant? Wat is zijn verhaal en vooral: waar gaat hij de oplossing voor gebruiken?

Waarom lever je een boormachine? Om gaten te boren. Waarom wil je een gat in de muur? Om foto’s aan de muur te hangen voor de sfeer.

Wat is de user story van een boormachine? Sfeer maken (en geen gaten boren).

Het concept user story benadrukt het belang van de vraag achter de vraag. Misschien heb ik daardoor ook kansen laten liggen in de verandertrajecten.

De scrum room van verandertrajecten

In een scrum room hang je van alles op de muur wat te maken heeft met het project. En dat blijkt goed te werken.

Mensen staan bij de plaatjes die aan de muur hangen en gaan als vanzelf combineren. Het vraagstuk, de symptomen en de oplossingen worden visueel gemaakt. Je kunt ook onderlinge verbanden gaan zien.

Ik realiseerde me dat mijn kamer en onze afdeling bij Hogeschool Leiden een soort scrum room was. Op een whiteboard of een prikbord kwamen projecten samen en presenteerden we data over allerlei bedrijfsprocessen. Tijdens de overleggen stonden we rond de borden, tekenden we en zochten we verbanden.

Steeds verschenen nieuwe handschriften op het bord en werden tekeningen uitgebreid en/of aangepast. Er hadden dan weer andere mensen voor het bord gestaan en mensen hadden samen overlegd over hoe het verder moest of beter kon.

Soms kwam er iemand langs die niet direct iets met het project te maken had maar dan wel even stond te kijken, een vraag stelde of een nieuw inzicht toevoegde. Verrassend en waardevol.

De collega’s kregen er energie van, want het was leuk om samen te puzzelen aan praktische problemen. Zo verkenden we of onze oplossing zou kúnnen werken. Op deze manier bereikten we veel meer dan wanneer we ons alleen hadden teruggetrokken in ons kantoor.

Scrum en flipping the boardroom

Denkend aan ‘flipping the boardroom’ had ik achteraf gezien mijn kamer nog meer een ‘scrum room’ kunnen laten zijn. Door deze meer open te zetten voor de lijn en ook voor de staf en andere ondersteunende diensten. Bij de ontwikkeling van een nieuwe business unit of het werken aan duurzame inzetbaarheid werk je natuurlijk samen met de lijnmanagers. Het zou alleen onwijs gaaf zijn als organisatieontwikkeling gelijk opgaat met

  • ICT – voor de online tooling
  • Control – voor het beheer en de verantwoording
  • Informatiemanagement – voor de architectuur van informatie
  • enz, enz.

Tijd voor scrum en organisatieontwikkeling

Met de projectinitiatiedocumenten, milestones en Gantt charts zijn we wat mij betreft klaar. Ik laat me voor toekomstige organisatieontwikkeltrajecten graag inspireren door scrum.

In projecten met opdrachtgevers kiezen we steeds vaker voor een scrum-achtige methode. We stemmen de randvoorwaarden af en staan stil bij de user story van de verandering. We stoppen vooraf minder energie in gedetailleerde projectplannen en in de continue bijstelling daarvan.

Dit vraagt vakmanschap, vertrouwen en respect en levert de samenwerking enorm veel plezier en resultaten op. Bovendien vergroten we de kans dat we met de opdrachtgever en de betrokkenen het gewenste resultaat halen. En dan beter, door alle lessen die met elkaar ontdekt, geleerd en toegepast zijn.

Wendbare (agile) organisaties reageren adequaat op veranderingen en bestaan uit betrokken mensen die verantwoordelijkheid nemen. Dat lukt alleen met een andere kijk op leiderschap, organisatieontwikkeling en (zelf)sturing. En als zin in werk ontstaat vanuit het hart van de organisatie. Lees hoe wij Mens & Organisatie centraal stellen voor meer zin in werk.

Over de schrijver

Arjan Hamberg is zijn hele leven al gefascineerd door de passie van mensen voor hun werk. Zijn nieuwsgierigheid en creativiteit zet hij in om in organisaties deze passie ruimte te geven en de samenwerking beter te maken. In zijn vrije tijd leest Arjan veel, vooral romans en boeken over geschiedenis. Verhalen over andere mensen, culturen en periodes brengen hem vaak op ideeën.

Geef je reactie:

Geef je reactie: