Beleidscommunicatie: je beleidsplan als verbindingsmiddel

Door Lumax Producties | Communicatie

Hoe zet je beleidscommunicatie in om de mensen binnen en buiten je organisatie te verbinden?

Over deze klantcase

Logo Veiligheidsregio ZHZ - beleidscommunicatie - klant Lumax ProductiesDe Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid is een jonge organisatie waarin 17 gemeenten, de Regionale Brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties in de regio nauw samenwerken met onder meer de Politie, Rijkswaterstaat, Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij, Koninklijke Landmacht, Provincie, Radio Rijnmond en Waterschappen. De Veiligheidsregio werkt aan slagkracht voor crisisbeheersing, rampenbestrijding, brandweerzorg en geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen.

In de periode maart tot en met december 2016 heeft Karin Tempelaar als adviseur beleidscommunicatie de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid ondersteund bij het opstellen van het beleidsplan voor de periode 2017-2020.

Case study: Hoe maak je van een beleidsplan het visitekaartje van je organisatie?
Interview met Corné Boogaard, beleidsadviseur bedrijfsvoering en Ronald van de Wetering, adviseur kwaliteitszorg, Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Referentie van José Boons, directiesecretaris van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

CASE STUDY

Hoe maak je van een beleidsplan het visitekaartje van je organisatie?
Interview met Corné Boogaard, beleidsadviseur bedrijfsvoering en Ronald van de Wetering, adviseur kwaliteitszorg, Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

“De veiligheidsregio is een redelijk nieuw construct en bestaat in haar huidige vorm pas sinds 1 januari 2013. Daarvoor hadden de meeste gemeenten een eigen brandweerkorps en was de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) een zelfstandige organisatie. In 2013 zijn verschillende organisaties op het gebied van fysieke veiligheid bij elkaar gevoegd in één veiligheidsregio. Allemaal organisaties met een andere achtergrond die moesten gaan samenwerken als één organisatie.”

Beleidsplan 2017-2020

Beleidscommunicatie - Lumax Producties - spread beleidsplan VRZHZ“In de wet Veiligheidsregio staat dat elke Veiligheidsregio een beleidsplan moet opstellen. Gezien de achtergrond van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) wordt zo’n beleidsplan in eerste instantie kolomgericht opgesteld. Elke organisatie levert zijn eigen stukken en dat wordt vervolgens samengevoegd tot één beleidsplan. Voor het eerste beleidsplan (2012-2016) ging dat nog wel, maar bij onze eerste versie voor het plan van 2017-2020 werd duidelijk dat er sprake was van heel veel informatie en heel veel ideeën, maar was het nog zoeken naar de onderlinge samenhang hiertussen. Ons doel voor een tweede versie was dan ook hierin een stap te maken, zodat de richting die wij voor ogen hadden met onze organisatie ook vertaald werd naar papier.”

Trots op de organisatie

Wij vonden het belangrijk om in het plan te investeren, omdat je met een goed document ook zorgt dat de mensen die hier werken trots kunnen zijn op hun organisatie. Daarnaast biedt een beleidsplan duidelijkheid en faciliteert het medewerkers in hun succesbeleving. Mensen weten waar ze aan toe zijn en wat er van hun verwacht wordt. Direct of indirect heeft zo’n plan volgens ons ook invloed op de motivatie van medewerkers.

Verder hadden de burgemeesters een begrijpelijk en uitlegbaar stuk nodig dat zij zelf konden bespreken met hun raad. De veiligheidsregio is immers een gemeenschappelijke regeling van de gemeentes en de gemeenteraden moeten dan ook de kans krijgen om hun invloed op onze organisatie uit te oefenen. Omdat uiteraard niet iedere lezer van ons beleidsplan een inhoudsdeskundige is moest het plan voor iedereen begrijpelijk en leesbaar zijn.”

Beleidscommunicatie: vertalen naar ‘de leek’

“De Veiligheidsregio is volop in ontwikkeling. Eén van de uitdagingen is om nog meer als één organisatie te werken. Op de kortere termijn moest toch dat plan geschreven worden. Na overleg besloten we dat we alle informatie met hulp van buitenaf leesbaarder wilden maken en te laten vertalen naar ‘de leek’. De opdracht van het bestuur was: ‘maak eens concreet en zichtbaar wat jullie gaan doen de komende vier jaar’. Om dit te doen zijn we dus op zoek gegaan naar een geschikte partij, uiteindelijk zijn we daarvoor bij Karin Tempelaar terecht gekomen.”

Visitekaartje voor de organisatie

“In het eerste gesprek met Karin zijn we gaan brainstormen over hoe het document er uiteindelijk uit moest komen te zien en welke beelden we wilden oproepen. Daar hebben we een tijdje over gesproken en ‘heen en weer gespard’ en daar is de eerste grove opzet uitgekomen. Een vraag die wij in dit proces moesten beantwoorden was of we het beleidsplan als plat word-document zouden presenteren of met een betere lay-out als visitekaartje voor onze organisatie zouden gebruiken. We kwamen er snel achter dat we die laatste optie het meest geschikt vonden. Richting de burgemeesters en de verschillende raden en ook voor onze interne klant.”

Samenhang en leesbaarheid

“Wat Karin vooral gedaan heeft, is al die informatie bekijken en bedenken hoe dit vertaald kan worden naar een prettig stuk dat leesbaar en begrijpelijk is voor onze bestuurders, medewerkers en andere belangstellenden. Daarnaast was het een uitdaging om het document in omvang kleiner te krijgen: van 40-50 pagina’s niet-opgemaakte tekst naar 15 pagina’s tekst en uiteindelijk een uitnodigend opgemaakt magazine van 36 samenhangende en leesbare pagina’s.

Karin heeft in haar aanpak de informatie integraal bekeken. Ze is niet uitgegaan van de middelen van onze organisatie maar het doel. Deze benadering heeft ons geholpen de informatie beter te organiseren.

In het algemeen bestuur van 15 december is het plan definitief geaccordeerd. Het bestuur was erg tevreden en ook in de organisatie werd het nieuwe beleidsplan positief ontvangen. We kregen terug dat het document nu veel korter was, er was een betere onderlinge samenhang, de inhoud was concreter en het was leesbaarder. Kortom, een goed resultaat!”

Samenwerking met Karin

“De samenwerking met Karin hebben wij als uitstekend ervaren. Ze maakt korte slagen, is makkelijk bereikbaar, komt haar afspraken na en was soms zelf tot in de latere uren beschikbaar om ons te helpen. Dat is denk ik ook het voordeel van zakendoen met een wat kleinere onderneming. Je merkt een grote betrokkenheid bij Karin. Als opdrachtgever en eindverantwoordelijke wil je dat het beleidsplan op tijd af is en dat het goed is. Dat betekent dan ook dat je na 5 uur niet de deur achter je dicht trekt, maar dat wanneer het nodig is om even wat langer door te gaan, je dat gewoon doet. Karin begreep dat en stond dan ook voor ons klaar wanneer dat nodig was.

Als schrijfster heeft Karin de capaciteit om kort en krachtig een boodschap neer te zetten. Wat ons opviel, is dat ze goed luistert en doorvraagt, zaken signaleert en aan de kaak durft te stellen. Ze houdt zich echt bezig met de vraag hoe je een verhaal het beste kunt vertellen en overbrengen. Het heeft ook geholpen dat ze kennis van ‘onze wereld’ had maar daar weer niet teveel inzat. Dit zorgde ervoor dat ze zowel door onze specialistische bril kon kijken én door die van ‘de leek’.”

Beleidscommunicatie verbindt binnen en buiten

Beleidscommunicatie - Lumax Producties - spread uit beleidsplan VRZHZ“Soms wordt er te makkelijk gezegd: een stukje tekst kunnen we zelf ook wel schrijven. Dat kunnen we natuurlijk ook, maar soms heb je gewoon nog even iets meer nodig. Om tot een goed leesbaar en samenhangend stuk te komen dat aansloot bij alle partijen vonden wij de externe onafhankelijke blik erg belangrijk. Ik denk dat zo’n traject meer tijd kost, maar dat je zeker een beter product hebt. En daar gaat het om.

Het is Karin gelukt om de brug te slaan naar zowel het bestuur, de medewerkers als externe partijen. Bij het opstellen van de tweede versie van het beleidsplan zijn dan ook veel meer mensen direct of indirect betrokken geweest. Het resultaat daarvan is dat het beleidsplan nu door alle partijen positief is ontvangen en hen helderheid biedt wat we de komende vier jaar gaan doen.

Beleidsplannen worden op kantoor gemaakt. Mensen zijn dan snel geneigd om bij het schrijven van stukken vooral naar hun directe omgeving te kijken. Terwijl in onze organisatie juist ook heel veel werk buiten de kantoren gebeurt. In het traject met Karin hebben we geprobeerd dit voor het voetlicht te brengen.

Waar draait het nou eigenlijk om? Waarom is onze organisatie op de wereld? Dat wilden wij met dit beleidsplan overbrengen en dat is volgens ons gelukt.”

Het beleidsplan is te downloaden via de website van de Veiligheidsregio ZHZ.

REFERENTIE

Van José Boons, directiesecretaris van Veiligheidregio Zuid-Holland Zuid

Beleidscommunicatie

“Karin en ik hebben samengewerkt op de afdeling P&O bij de gemeente Dordrecht. Ik wist dat zij een andere kant op ging richting communicatie en dat ze hierin een eigen bureau was gestart. Toen ik dus op zoek was naar een tekstschrijver, heb ik met Karin contact opgenomen. Uiteindelijk heeft dit geleid tot deze opdracht.

Ik heb daarna vrij snel het stokje overgedragen aan Corné en Ronald, die het proces verder begeleidden. Af en toe heb ik nog wel met Karin geschakeld over hoe het ging, maar ik heb dus voornamelijk telefonisch contact met haar gehad.

Het lastige aan dit traject was dat ik als opdrachtgever normaal weet waar ik het over heb, maar in dit geval had ik dat niet. Daarom werd ik heel erg geleid door wat Karin in het begin van het proces opleverde. Zodra ik de eerste resultaten had gezien, dacht ik: “ja, dit is precies wat wij nodig hebben.”

Beleidsplan goed ontvangen

Het beleidsplan is goed ontvangen. Er is een enorme slag gemaakt in de presentatie van het beleidsplan en de leesbaarheid van de tekst is gewoon enorm verbeterd, dus daar ben ik zeer tevreden over. Ook de samenwerking met Karin heb ik als zeer prettig ervaren.

Ik kan mij voorstellen dat wij vaker een extern bureau voor dit soort zaken zullen gaan inzetten, omdat ik denk dat dat gewoon beter werkt dan dat we het allemaal zelf verzinnen en denken dat we er verstand van hebben. Het maken van leesbare teksten en die goed kunnen opmaken is belangrijk. Onze eigen afdeling communicatie had het te druk om er de tijd in de steken die nodig was. Dan is het belangrijk deze deskundigheid meer in huis te halen.

Het resultaat mag er dan ook zijn: de burgemeesters waren allemaal zeer tevreden. Ook zijn we met dit plan langs de verschillende raden geweest om te vertellen wat we de komende jaren gaan doen. Ook daar was grote waardering voor de leesbaarheid en de vormgeving van ons beleidsplan.”

Periode: maart – december 2016

Over de schrijver

Lumax Producties helpt teams, organisaties en netwerken met het verbeteren van de samenwerking.

Geef je reactie:

Geef je reactie: