Tactus Verslavingszorg

Tactus is een organisatie in de geestelijke gezondheidszorg. Met zo’n 800 mensen wordt op 40 locaties gewerkt aan het bieden van hulp en advies aan mensen die te maken krijgen met een verslaving. In juni 2012 vond er een teamdag plaats voor de afdeling HRM van Tactus. Arjan Hamberg en Eric de Waard hebben in opdracht van Peter Hoogeveen - destijds de manager HRM - op hun eigen manier bijgedragen aan de teamdag. Deze dag wordt jaarlijks georganiseerd en stond in 2012 in het teken van de positie van de afdeling binnen de organisatie en de onderlinge samenwerking. 

Hoe maak je ruimte voor oude pijn en nieuwe impulsen in je team?

Interview met Peter Hoogeveen, manager HRM bij Tactus in de periode 2009-2014

“Ik heb vijf jaar gewerkt bij Tactus als manager HRM. Tactus is een zorgorganisatie met destijds een wat ouderwetse cultuur, met veel macht in de top. Mijn rol als manager HRM was om daar in opdracht van het bestuur en de directie de HR-afdeling verder te professionaliseren. De afdeling HRM van Tactus voegde niet de juiste  waarde toe binnen de organisatie, wat vroeg om verbetering. De organisatie was gefrustreerd omdat HR te veel naar procedures verwees, en HR was gefrustreerd omdat de organisatie niet wou luisteren. Toen werd ik gevraagd. Ik heb deze opdracht geaccepteerd en ben aan de slag gegaan om deze afdeling om te vormen naar een club die een waardevolle bijdrage levert aan de organisatiestrategie. Daar heb ik een aantal dingen voor moeten doen, waaronder een aantal mensen ontslaan.

Op een gegeven moment hadden we een clubje bij elkaar waardoor ik dacht dat het goed zou zijn om zowel te werken aan onze individuele ontwikkeling als onze ontwikkeling met elkaar en als afdeling. Zo hebben we besloten om een teamdag te organiseren met ook een inhoudelijk aspect. Hierbij wilde ik in ieder geval twee dingen: enerzijds kijken naar de invloed van HRM in de organisatie en anderzijds kijken naar de pijn die nog in het team zat door de ontslagen en dit te verwerken. Dit wilde ik zelf in eerste instantie niet te zwaar maken, maar uiteindelijk is het goed geweest dat we hier in ieder geval wat mee gedaan hebben.

Voor de invloed van HRM had ik Arjan gevraagd om iets te vertellen rondom het HR model van Ulrich. Voor het bespreken van de pijn in het team hebben we uiteindelijk Eric gevraagd, op advies van Arjan, om een sessie te doen rondom systemisch werken."

De rol van HR

"Ik wilde investeren in de ontwikkeling van de mensen zelf, zodat zij de organisatie konden laten zien hoe het beter kon. Als je als HR-adviseur alleen maar doet wat je manager vraagt, dan voeg je niet de waarde toe waarvoor je bent aangenomen en geef je mijn inziens een verkeerd signaal. Terwijl ik denk dat je moet snappen waar de organisatie naartoe wilt, maar ook je eigen ruimte moet bewaken. Dat vraagt een stevig zelfbewustzijn waarvoor ik het systemische werken van Eric goed vond passen. Zo konden we kijken hoe de mensen van onze afdeling zich tot hun werkomgeving verhouden, met daarnaast het verhaal van Arjan over de vier rollen over HR van Dave Ulrich. Dit vond ik zinvol omdat je zo op een ander de manier kan kijken naar hoe je je werk doet als HRM’er."

Wie je bent als mens doet ertoe

"De bijdrage van Eric was tevens een curatieve actie: er zal wat pijn in het team. Ik dacht: ‘laten we dat eens in de ogen kijken’, want zodra je dat gezien hebt kun je dat wat makkelijker een plek geven. Ik wilde dat we dit tegen elkaar zouden uitspreken zodat we van elkaar weten waar we staan, zodat we daarop konden voortbouwen. Ik geloof dat wie je bent als mens er in dit vak ook echt toe doet.

De sessie met Eric was heel mooi en werd zeer gewaardeerd. Hij deed dit ook erg goed en op een waardige manier. In de sessie werden bijvoorbeeld mensen buiten de kring geplaatst om te kijken wat er dan gebeurd. Dit was wel confronterend. Ook zijn we aan de slag gegaan met opstellingen. Eric begeleidt dan als systemisch werker hoe je jezelf en anderen ten opzichte van elkaar in de ruimte plaatst. Dit roept verschillende gevoelens bij je op.

Eric stelt zich hierbij in dienst van het proces en is niet bezig met zichzelf maar voelt wat er op dat moment gebeurt. Hij heeft hiervoor de juiste energie en houding, niet vluchtig en lacherig maar heel degelijk, wat erg belangrijk is in zo’n kwetsbaar proces. Eric is niet zo bezig met te laten zien wat hij allemaal kan, maar doet het gewoon. Dit maakt dat hij contact maakt met wat er op dat moment gebeurt.

De sessie is een goede spiegel geweest, de mensen zijn de confrontatie met zichzelf aangegaan en wisten hoe zij zich tot elkaar verhouden en wat zij hier zelf in doen. We hebben echt even aandacht kunnen geven aan wat nog aandacht verdient. Wanneer je dit niet doet kan dit mensen blokkeren. Dankzij de sessie met Eric heeft er een stukje afronding kunnen plaatsvinden. Daarnaast heeft de sessie bijgedragen aan mijn inzicht in hoe ver de mensen zijn in hun persoonlijke ontwikkeling. Ik vind dat je als manager goed moet weten waar je mensen staan om te kunnen inschatten wat ze nodig hebben."

Van procedurewerker naar strategisch bijdrager

"Vervolgens moesten we even omschakelen na de sessie met Eric naar de sessie met Arjan. Hij heeft een presentatie gegeven over de vier verschillende rollen van HR aan de hand van het model van Dave Ulrich. Ik wilde het team graag besmetten met andere beelden van HR dan dat zij in de zorg gewend waren. Ik vond het heel mooi om te zien dat het model van Dave Ulrich, wat door het team in eerste instantie niet zo binnenkwam na de sessie met Eric, uiteindelijk heel goed heeft uitgepakt bij het verbeteren van de processen en de rolverdeling in het team.

Na de sessie met Arjan zijn we met de afdeling aan de slag gegaan met het ‘lean maken’ van de HR-processen en zo te kijken hoe dingen slimmer konden. Zo hebben we bijvoorbeeld gekeken naar de werving en selectie: wie hierin wat doet en welke stappen er worden gezet. Dan komen die rollen naar voren en blijken sommige mensen bijvoorbeeld met name in het administratieve kwadrant zitten. Zo werd duidelijk welke waarde wij als afdeling nu toevoegen en hoe dit kan worden verbeterd.

Bij een nieuwe vacature komt natuurlijk heel wat administratie kijken, maar het biedt ook een kans voor HR om een waardevolle bijdrage te leveren aan de organisatie. Zo kan je bijvoorbeeld met de manager of het team in gesprek gaan over waar zij naartoe willen en wat voor persoon hier het beste bij past en het team het beste aanvult. Dan lever je opeens een strategische bijdrage. Door dus zo’n proces simpel te tekenen en te bespreken krijg je hier zicht op en kan je stap voor stap invulling geven aan het vergroten van de toegevoegde waarde van HRM binnen de organisatie. Ik vond het heel mooi om te zien dat het model van Ulrich uiteindelijk heel goed heeft uitgepakt in het ‘lean maken’ van de processen en verbeteren van de rolverdeling in het team.

Als je een HBO opleiding hebt wordt er meer van je verwacht dan alleen het produceren van vacature teksten. Veel HR-medewerkers verliezen zich in administratieve werkzaamheden en hebben daardoor geen ruimte voor dingen die er werkelijk toe doen. 

De sessie met Arjan heeft een goede basis gelegd om door te praten over welke invulling je aan de HR-rol kunt geven. Ik heb dit vervolgens, samen met mijn adviseurs, praktisch gemaakt door dit model langs de processen te leggen en het gesprek aan te gaan over welke rol mensen op dit moment al dan niet bewust invullen. Vaak is dit namelijk onbewust en doen mensen maar wat, maar daar groei je niet mee. Dat is onze comfortzone van waaruit werkelijke verandering geen echte kans krijgt. Voor sommigen was dit soms best confronterend.

De teamdag met Arjan en Eric kwam dus op een goed moment en heeft er mede voor gezorgd dat we onze ‘oude pijn’ konden loslaten en weer vooruit konden met nieuwe visie op onze rol en toegevoegde waarde als afdeling binnen de organisatie. 

Periode: 
Juni 2012