HRevolutie: de spreadsheet voorbij

Strategic workforce plan (SWP) is een term die ik uit Amerika heb opgepikt en die daar steeds meer rondgaat op internet. Deze trend zal zeker overwaaien naar Europa en een enkele HR-collega is er al mee bezig.

Doel van het strategic workforce plan is:

het op het juiste moment beschikbaar hebben van de juiste kennis, ervaring en inzet op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze.

Dit klinkt nog allemaal voor de hand liggend misschien maar is in de praktijk een enorme verandering. HR maakt nu ook lijstjes en overzichten met: gemiddelde leeftijd, ziekteverzuim, personeelsverloop, vacatures enzovoorts. Deze spreadsheetoverzichten kunnen deel uitmaken van een strategic workforce planning, maar het strategisch plan gaat een stap verder.

Kern van een SWP is het matchen van de ondernemingsdoelen en de ontwikkelingen in de markt met het waardescheppende proces van de onderneming. Vertrekpunt voor dit plan zijn vragen als:

• Hoe voegt de onderneming waarde toe aan een product of dienst?
• Welke processen zijn daarvoor ingericht?
• Op welke manier dragen mensen door samenwerking daaraan bij?

HR kijkt naar de bestaande situatie en schetst (in samenwerking uiteraard met anderen) een gewenste situatie. Het SWP bestaan vervolgens uit concrete acties op verschillende deelgebieden die grofweg overeenkomen met de bekende HR werkvelden: in-, door en uitstroom. Deze acties richten zich op:

• realisatie van de ondernemingsdoelen
• aanpassing aan marktontwikkelingen
• optimalisatie van het waardescheppende proces

Investeringen op het terrein van mens en werk wordt dan de nieuwe term voor personeelskosten.

Het belang van strategic workforce planning is te verklaren door belangrijke ontwikkelingen als:

1. er is voor het eerst sinds eeuwen sprake van een krimpende beroepsbevolking;
2. verkokering leidt binnen veel organisaties in toenemende mate voor problemen. We missen bezieling, ondernemerschap en leiderschap en discussiëren over "de verantwoordelijkheid" of "de taak" van HR of een ander vakgebied;
3. de diversiteit aan arbeidsverhoudingen neemt sterk toe;
4. de digitale revolutie maakt kennis en informatie vrij beschikbaar en door open delen op internet ontwikkelt kennis zich ook steeds sneller;
5. de digitale revolutie maakt het mogelijk om op afstand samen te werken in uiteenlopende samenwerkingsverbanden.

Wat is er nodig om strategic workforce planning uit te voeren?

Kom uit je HR-koker

HR is gewend personeelsplannen te zien als poppetjes en functies met een vaste kern en een flexibele schil. Meestal richt HR zich op de vaste kern. 

HR zal los moeten komen uit zijn eigen koker en breder gaan kijken. Leidinggevenden moeten sneller beschikking krijgen over het HR-instrumentarium. Deze instrumenten moeten managers helpen zich te richten op leiderschap in plaats van op spreadsheets, beheersing en verantwoording.

Ontkoker de rest van de organisatie

Mensen rekenen wel of niet iets tot hun vakgebied, functie of competentie. Je kunt een ondernemingsdoel of vraagstuk ook benaderen vanuit een multidisciplinaire community. Deze werkgemeenschap komt dan niet meer overeen met een afdeling maar met een groep mensen die zich rondom een vraagstuk of opdracht heeft verzameld. Hiermee kun je grotere efficiency behalen en sneller betere resultaten behalen.

Creëer toegang tot kennis

We moeten dus niet denken in schaarste en proberen binnen te halen wat straks misschien schaars is. Het is belangrijk toegang te hebben tot kennis en ervaring op het moment dat het nodig is. Internet ontsluit vrijwel de gehele wereld voor ons, internet biedt ons de mogelijkheid om snel met mensen samen te werken.

Ben jij al bezig met strategic workforce planning in jouw organisatie? Denk je dat een SWP jouw organisatie zou kunnen helpen? Of ben je juist niet overtuigd van het nut van SWP? Ik ben benieuwd naar jouw mening en ervaring. Laat hieronder je reactie achter of mail me.

Dit is het vijfde artikel in de serie HRevolutie. De andere artikelen zijn:

HRevolutie: open source en social media - over de twee belangrijkste factoren van de HRevolutie
HRevolutie: de digitale revolutie van HR - de inleiding op de serie
HRevolutie: bom onder recruitment en instroom - over de invloed van open source en social media op recruitment en instroom
HRevolutie: definitie van arbeidsmarketing en talentmanagement - een nadere invulling van HRevolutie op het gebied van recruitment