Duurzaam veranderen: vitaliteit van organisaties

Er is niets zo natuurlijk als verandering en ontwikkeling. Tegelijkertijd zijn er ook weinig begrippen die zoveel weerstand oproepen als ‘verandering’. Zeker als het om verandering op het werk gaat, is er vooral aandacht voor de strijd, onzekerheid, weerstand en ellende waarmee reorganisaties gepaard zouden gaan. Geïnspireerd door het boek van Jaap Peeters vragen mensen elkaar dan: “bij de hoeveelste reorganisatie werk jij?” 

Je zit alleen wel met een probleem: de verandering waar je met je organisatie voor staat is onontkoombaar. De omzet loopt immers terug, terwijl de klanten een andere vraag hebben en concurrentie uit onverwachte hoek komt. De directie (of de aandeelhouder) geeft de opdracht nu toch echt een begin te maken met de reorganisatie. Als je eerlijk bent heb je er helemaal geen zin in, want je weet welke ellende je zult moeten gaan oplossen de komende maanden. Maar ja, ontslag nemen is ook geen optie. 

Wat nu? Je kunt een boek lezen over herstructurering van organisaties of over het omgaan met weerstand. Je kunt allerlei seminars bezoeken, consultants invliegen en studies volgen. De vraag is of die kennis het echte probleem wel kan oplossen, namelijk het aanpassingsvermogen van je organisatie. Zou het zelfs mogelijk zijn het aanpassingsvermogen van je organisatie zo te vergroten, zodat volgende veranderingen alleen maar makkelijker worden?

Conditieverbetering

Om het aanpassingsvermogen van je organisatie te vergroten, is het belangrijk dat veranderprocessen duurzaam verlopen. Daarmee verbeter je in elke reorganisatie, elke verandering en elke kleine bijstelling de prestatie van je bedrijf als geheel. Je bent in feite bezig de conditie van je organisatie te verbeteren, zodat je organisatie haar uithoudingsvermogen en vitaliteit vergroot. Hierdoor ben je er klaar voor met je organisatie een sprintje te trekken of een duurloop te winnen.

Deze conditieverbetering van je organisatie gaat uit van 4 basisprincipes:

1. Duurzaamheid gaat voor succes;
2. Veranderen is leren van een ervaring;
3. Mensen helpen het zelf te doen;
4. Aandacht voor waarde(n).

1. Duurzaamheid gaat voor succes

Duurzaamheid van verandering heeft meer aandacht nodig dan het (kortetermijn) succes. Hierdoor ontstaan toekomstbestendige organisaties die langere tijd succesvol kunnen zijn. Dat geldt niet alleen voor het gebruik van materialen, maar ook voor de inzet van arbeid. Nu medewerkers opleiden om nieuwe werkzaamheden uit te voeren zonder rekening te houden met versterking van het leervermogen, is geen duurzame verandering. Het werkt bovendien de weerstand in de hand, wanneer medewerkers na verloop van tijd moeten worden opgeleid voor weer andere werkzaamheden: ‘moet ik nu weer iets anders doen?’.

Duurzaam veranderen is meer dan kortetermijnoplossingen als ‘groene kantoorartikelen’ of meer reizen met openbaar vervoer. Duurzaam veranderen betekent: mensen, producten, diensten en kennis verbeteren tijdens de verandering. Van verbruiken en recyclen ga je naar het upcyclen van arbeid en zo maak je voortdurend gebruik van de aanwezige hulpbronnen, die zich ondertussen steeds verder verbeteren. Groepen mensen schrijf je niet af maar je benut de aanwezige kwaliteiten.

2. Veranderen is leren van een ervaring

Maak je van het verandertraject een leerervaring dan drijft je verandering op nieuwsgierigheid naar het onbekende. Mensen zijn van nature nieuwsgierig en bereid tot leren. Maak je gebruik van deze natuurlijke menselijke eigenschappen en ontwikkel je het leervermogen, dan vestig je de aandacht op verbeteren en groeien.

Door het accent te leggen op de leerervaring neem je de onzekerheid niet weg. Je geeft mensen wel de mogelijkheid om te groeien gedurende de verandering en om de regie op het eigen leven te houden. Het leertraject (door de verandering) krijgt zo extra waarde voor de nieuw te vormen organisatie maar ook voor het individu in een nieuwe context. Deze context kan de nieuwe organisatie zijn, maar kan ook een nieuwe rol in een andere organisatie zijn.

3. Mensen helpen het zelf te doen

In duurzame verandertrajecten geef je veel ruimte aan de individuele medewerkers en het eigen inzicht. Zo bied je mensen de ruimte om vraagstukken zelf op te lossen, om het zelf te doen. Het klinkt misschien een beetje raar, maar hiervoor is sterk leiderschap een randvoorwaarde.

Als leider moet je beschikken over veel beheersing (niet te snel overnemen, moed om vertrouwen te geven). Daarnaast moet je als leider uitermate goed in staat zijn om “wenkende perspectieven” te schetsen waar mensen als individu en met de groep naar verlangen. Je moet de verandering daarom in alles voordoen zodat je laat zien hoe makkelijk het is om je na te doen. Je beweegt je continu tussen vergezicht en realiteit vandaag en laat de resultaten en doelen zien terwijl er voor medewerker vaak nog maar weinig is veranderd.

4. Aandacht voor waarde(n)

Organisatieverandering heeft vaak te maken met een nieuwe set van normen en waarden die passen in een veranderende economische waarde. De klant wil een nieuw product en dat vraagt ook om andere manier van leveren. Wil je innovatieve diensten leveren, dan moet je ook nieuwe ideeën van medewerkers stimuleren en belonen.

Uiteindelijk raakt dat ook aan de manier waarop mensen in je organisatie met elkaar omgaan. Juist tijdens het veranderproces is respect voor elkaar belangrijk. Je schept  ruimte om fouten te maken en toont moed om te zeggen dat je iets niet zeker weet. Veranderplannen zijn er immers niet om naar de letter gevolgd te worden, maar om als organisatie beter samen te werken en de klant te kunnen bedienen.

Onderhoud van het verandervermogen

Hebben de medewerkers met succes een duurzaam verandertraject doorlopen, dan hebben zij ook hun aanpassingsvermogen vergroot. Ze hebben ervaren dat een verandering niet het einde van de wereld is, maar ook kansen biedt. Komt de organisatie voor nieuwe uitdagingen te staan dan is het makkelijker om hiervoor een passende oplossing te vinden. Dat komt medewerkers en organisatie van pas in elke volgende nieuwe situatie.

Wil je meer weten over het effect van duurzaam veranderen? Lees de case study over het groentverwerkingsbedrijf dat dreigende bezuinigingen omzette in een succesvol reorganisatietraject. De case study is onderdeel van het boek Constructief HR, waarin je ook lees hoe je de organisatiestrategie toepast in de HR-strategie.