20 online tools voor kennisdeling

Afgelopen week zijn Arjan en ik druk bezig geweest met de nieuwe website van Lumax Producties. De belangrijkste informatie staat er nu op. Jullie kunnen dus zien dat kennisdeling een van de elementen is waaruit onze diensten bestaan.

Bij kennisdeling gaat het ons in eerste instantie om een goede uitwisseling van de informatie zelf, los van tools en systemen. Mensen kunnen immers van elkaars ervaring leren, of de ervaring positief of negatief is geweest. Om met de woorden van Edwin Land te spreken: een fout is een gebeurtenis die nog niet volledig in uw voordeel is omgezet." (Bron: Aansturen op groei Auteur: Robert M. Tomasko. Scriptummanagement, 1998, Schiedam)

Een systeem voor kennisdeling is een middel om het doel te bereiken. Dit komt ook overeen met de derde aanbeveling van Patrizia Schiozzi in haar onderzoek naar de succesfactoren van een corporate wiki:

"3. Introduceer de wiki als concrete oplossing voor een concreet probleem en zorg ervoor dat de mensen die ermee gaan werken dit ook zo ervaren."

Dit gezegd hebbende, wil ik in dit artikel een aantal tools presenteren waarmee je redelijk makkelijk kennis kunt delen. Deze tools hebben gemeen dat ze:

• internet-based zijn: je hebt alleen een browser en toegang tot internet nodig om ermee te kunnen werken;
• lage kosten hebben: sommige zijn gratis, andere tools zijn gratis maar bieden meer mogelijkheden (bijvoorbeeld meer opslagruimte) bij een abonnement, weer andere tools vragen een klein bedrag per maand of per jaar, afhankelijk van hoeveel je gebruikt;
• dummyproof zijn: je hoeft geen wizzkid te zijn (en je hoeft die ook niet in te huren) om met deze tools aan de slag te gaan.

Rechttoe rechtaan

Informatie vind je nog altijd het makkelijkst in een encyclopedie. Tegenwoordig is dat geen 30-delig, in leergebonden boekenserie, maar een makkelijk te vinden website. Je kunt je aanmelden, zodat je je eigen kennis kunt toevoegen aan de online encyclopedie, een vorm van crowdsourcing dus (en ja, die link verwijst naar wikipedia). Hieronder vind je een lijst met de handigste en leukste online encyclopedieën:

1. Wikipedia: een onbekend fenomeen, een specifiek begrip of de belangrijkste feiten, in wikipedia kun je het allemaal vinden. Begrippen die met elkaar samenhangen, verwijzen ook naar elkaar en onderaan de pagina staat vaak een link naar een website met aanvullende informatie of een bekende toepassing. Veel zoektochten beginnen op deze wiki. Dat geldt in ieder geval voor deze blogpost.
2. Wikihow: dit zusje van de wiki-encyclopedie "is een gezamenlijk project om 's werelds grootste, beste en meest kwaliteitsvolle handleiding te maken." De Nederlandse versie is nog niet zo gevuld als de Engelse. Daarin vind je bijvoorbeeld artikelen als "How to benefit from failure" en "How to cope with a muttering meeting member". Behalve allerlei nuttige handleidingen voor dit soort zakelijke situaties kun je er ook allerlei nieuwe hobby's opdoen: van meubelmaken en basketballen tot beatboxen en luchtfotografie (met een vlieger).
3. Wikiquote: nog een nuttige loot van de wiki-boom: een grote verzameling van citaten en spreekwoorden. Van Noblesse oblige en A friend in need is a friend indeed tot gevleugelde uitspraken in het Nederlands als Je moet altijd zorgen dat je een doelpunt meer scoort als de tegenstander en Leven is het meervoud van lef

Er zijn nog veel meer online encyclopedieën te vinden over allerlei verschillende onderwerpen. Vaak wordt in de naam of omschrijving het woord wiki gebruikt. Google maar eens op je eigen specialisme of hobby samen met het woord wiki. Bestaat die online encyclopedie nog niet, dan kun je die zelf starten met de software van wikipedia. Op de website van mediawiki kun je deze downloaden.

De wereld van Google

Kampioen kennisdeling is het bedrijf Google. Dit bedrijf staat erom bekend zelf zijn kennis en software gratis te laten gebruiken. Door de koppeling met het google-account kun je na één keer inloggen gebruik maken van onder andere:

1. Google docs: is een online office suite. Het is een online alternatief voor Microsoft office en heeft een tekstverwerker en een spreadsheetprogramma. Je kunt er ook presentaties mee maken en sinds kort kun je ook niet-office documenten opslaan in Google docs. Losse documenten en complete mappen kun je delen met anderen, zodat je samen bepaalde bestanden kunt bijhouden. Alle wijzigingen aan een bestand zijn terug te vinden (en terug te draaien), zodat het versiebeheer een stuk makkelijker wordt. Docs biedt de meest basale functies van Word en Excel, zodat je een tekst kunt opmaken met kopjes en opsommingen, links erin kunt aanbrengen en tabellen kunt opnemen. Voor uitgebreide opmaakmogelijkheden heb je nog steeds Microsoft Office nodig (of het gratis OpenOffice.org). Daarvoor kun je je documenten makkelijk exporteren uit Google Docs naar een Word-, Excel- of Powerpoint-bestand.
2. Picasa: een online fotoalbum. Je kunt zelfs meerdere albums maken en deze via een link delen met vrienden of collega's. Je kunt instellen of anderen foto's aan het album mogen toevoegen, zodat je alle foto's van een bedrijfsbezoek of personeelsfeest op een plaats kunt verzamelen. Door de software van Picasa te downloaden en installeren, kun je de foto's ook bewerken en op je computer rubriceren. Vanuit deze software kun je vervolgens makkelijk een serie foto's uploaden naar een (nieuw) fotoalbum.
3. YouTube: deze website voor video's bestaat in april 2010 vijf jaar. Per minuut zetten gebruikers er uren aan muziek op. Zelf putten wij hier dankbaar uit voor onze vrijdagmiddagfilmpjes, maar je kunt YouTube ook gebruiken instructievideo's of reclamecampagnes te delen met collega's en klanten.
4. Google reader: nieuwswebsites en weblogs, waaronder dit weblog zelf, bieden zogenaamde RSS-feeds aan. Dat is software die je attendeert op nieuwe artikelen op je favoriete websites. Je kunt al deze RSS-feeds bundelen in een reader. Die van Google is daarvoor goed te gebruiken. Je kunt de verschillende feeds per onderwerp sorteren en vervolgens in korte tijd bekijken op welke website interessante artikelen verschenen zijn. Je kunt ook met vrienden en collega's delen welke websites je interessant vindt.
5. Blogger: Wil je de kennis en ervaringen die je hebt, wat gestructureerder delen, dan kun je ook een weblog beginnen. Blogger van Google maakt je dat heel makkelijk, omdat je je blog meteen kunt combineren met je foto's (via Picasa) en je filmpjes (via YouTube). Door de reacties van je lezers groeit je eigen kennis en groeit je netwerk.

Hoewel Google eenvoudig in gebruik is en het makkelijk maakt om samen te werken aan documenten, is er ook een mogelijk nadeel aan het gebruik van deze tools. Het belangrijkste product van Google is natuurlijk de zoekmachine en alle andere informatie wordt gebruikt om de logaritmes van deze machine verder te verbeteren.

Ik kan nu proberen in twee zinnen samen te vatten waarom je Google wel/niet moet vertrouwen en waarom Google wel/niet een bedreiging is voor de privacy. Dat is ondoenlijk. Zelf werk ik met Google en dat bevalt erg goed. Heb je er geen goed gevoel bij, vertrouw je je gegevens liever niet aan één enkel bedrijf toe, dan vind je hieronder een aantal aantrekkelijke alternatieven.

Bestanden delen

1. Zoho writer, Zoho sheet en Zoho share: door een Zoho-account te openen kun je alles wat je ook kunt met Google Docs. De tekstverwerker van Zoho werkt zelfs beter, omdat er meer opmaakmogelijkheden zijn. Zo heb je keuze uit een groter aantal lettertypes, kun je speciale tekens toevoegen en kun je een vast sjabloon gebruiken. Deze blogpost heb ik met Zoho writer geschreven en ik heb meteen de voordelen ervaren. Nog niet alles heb ik kunnen testen, maar Zoho biedt je bijvoorbeeld ook de mogelijkheid een tekstbestand te combineren met een adresbestand voor een mailmerge.
2. Flickr: wat You Tube is voor filmpjes is Flickr voor foto's. Het is de bekendste dienst om foto's te delen en online te bewaren. Flickr is gratis, maar er bestaat ook een betaalde Pro-versie. Daarmee kun je voor een beperkt bedrag per jaar onbeperkt foto's uploaden en hoef je dus niet zelf een back-up te maken van je foto's. In Flickr kun je ook zoeken op foto's die je mag hergebruiken via de creative commons licentie. Bij de uitgebreide zoekfunctie kun je aangeven dat de foto's ook voor commerciële doeleinden gebruikt mogen worden. Zo vind je dus makkelijk een leuke foto als illustratie voor je bedrijfswebsite of een folder.
3. Slideshare: om je presentaties online te delen. De website is daarmee meteen een goed alternatief voor de usb-stick of cd-rom, als je maar internet hebt op de plaats waar je presentatie plaatsvindt. Daarnaast kun je slideshare ook gebruiken om je bedrijfspresentatie te delen (nee, die van ons staat er nog niet).
4. Yousendit: om grote bestanden te mailen. Soms kun je er niet omheen en moet je bestanden mailen die te groot zijn voor je mailbox: foto's op hoge resolutie, een video van dertig minuten. Met Yousendit kun je gratis bestanden tot 100 mb gratis mailen. Tegen betaling kun je meer versturen en blijven de bestanden langer op de server van Yousendit staan.

Ideeën en bronnen delen

1. Wordpress en Web-log: om een weblog te maken, maar dan niet op de servers van Google. Wordpress is veelgebruikte weblogsoftware, die je ook kunt downloaden en op je eigen website installeren. Vind je een Engelse weblog website lastig, dan kun je terecht bij Web-log.
2. Delicious: om je bladwijzers (bookmarks) te delen met anderen. Social bookmarking wordt dat ook wel genoemd. Met deze website heb je altijd je lijstje favorieten websites bij de hand geïndexeerd met je eigen trefwoorden. Andere mensen doen dat ook. Zo kun je vergelijken welke websites anderen gebookmarket hebben over elk willekeurig onderwerp.
3. Netvibes: is een rss-reader met extra's. Zo kun je er je eigen portal van maken, door je mail, je tweets en je takenlijst erop te zetten. Met een openbare Netvibes-pagina (zoals die van mij) kun je de rss-feeds die jij bijhoudt makkelijk delen met vrienden en collega's.
4. Librarything: een handig overzicht van boeken die je leest of wilt lezen. Niets zo leuk als in de boekenkast van andere mensen kijken, toch? Nu kan dat gewoon online en je krijgt er meteen recenties bij.

Samenwerken

1. Zoho projects en Basecamp: om online de projectsoftware up-to-date te houden. Bij Zoho kun je gratis 1 project aanmaken, bij Basecamp betaal je een klein bedrag per maand voor minimaal 15 projecten. Juist de gezamenlijke projectplanning met milestones, plannen van aanpak en productdefinities leent zich bij uitstek voor online samenwerken.
2. Salesforce: wat Zoho projects en Basecamp zijn voor projectmanagement is Salesforce voor verkoopteams. Ook dit is niet gratis, maar de bedragen zijn redelijk. Salesforce kun je koppelen aan je mailprogramma en aan je reclamecampagne via Google AdWords.
3. LinkedIn en Facebook: je online visitekaartjesboek, maar dan beter. Mijn boekje vertelt me immers niet wanneer iemand een nieuwe baan heeft, een project heeft afgerond of een nieuwe blogpost heeft geschreven. Dat doen deze websites wel, in ieder geval als mijn contacten zelf hun gegevens actief bijhouden.
4. Mindz en Ning: om een online groep of community op te richten over een bepaald onderwerp. De gebruikers moeten wel een eigen profiel aanmaken, maar daarna kunnen ze meteen in de groep actief zijn. De groepen zijn heel verschillend. Zo staat de blogpost van Patrizia Schiozzi op het netwerk van Ambtenaar 2.0 (Ning) en ben ik zelf lid van de plaza Fris in je hoofd (Mindz). Behalve meelezen wat andere schrijven, kun je ook zelf een bijdrage leveren door een blogbericht te schrijven of een event bij te wonen.

Misschien ken jij nog andere online tools die je helpen je kennis en ervaring te delen. Laat het me weten in een reactie of in een mail, zodat ik de lijst verder kan aanvullen.